Theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành (năm 2025), cụ thể là Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan, trình tự và thủ tục thay đổi công ty cổ phần (ví dụ: thay đổi tên, địa chỉ, vốn điều lệ, thành viên góp vốn, người đại diện theo pháp luật, ngành nghề kinh doanh, v.v.) được thực hiện như sau:

1. Các trường hợp thay đổi công ty cổ phần

Một số thay đổi phổ biến bao gồm:

• Thay đổi tên công ty.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Thay đổi vốn điều lệ (tăng/giảm).
• Thay đổi thành viên cổ đông (chuyển nhượng cổ phần, góp thêm vốn).
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Thay đổi ngành nghề kinh doanh.
• Thay đổi nội dung khác trong điều lệ công ty.

Mỗi loại thay đổi sẽ có hồ sơ và trình tự cụ thể, nhưng quy trình chung bao gồm các bước dưới đây.

2. Trình tự, thủ tục thay đổi công ty cổ phần

Bước 1: Chuẩn bị và thông qua quyết định thay đổi

• Họp Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (tùy trường hợp) để thông qua nội dung thay đổi.
  • Đối với các thay đổi lớn (ví dụ: thay đổi điều lệ, tăng/giảm vốn điều lệ, tổ chức lại công ty), cần có sự đồng ý của Đại hội đồng cổ đông theo tỷ lệ quy định trong điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp (thường là ít nhất 65% quyền biểu quyết, hoặc cao hơn nếu điều lệ quy định).
  • Đối với các thay đổi khác (như thay đổi người đại diện theo pháp luật), Hội đồng quản trị có thể quyết định, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định khác.
• Kết quả cuộc họp phải được lập thành biên bản họp và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi

Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thường bao gồm các giấy tờ sau (tùy thuộc vào nội dung thay đổi):

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
2. Nghị quyết và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị về việc thay đổi.
3. Các tài liệu cụ thể theo từng loại thay đổi:
   • Thay đổi tên công ty: Bản sao điều lệ công ty đã sửa đổi; danh sách cổ đông sáng lập (nếu có thay đổi).
   • Thay đổi địa chỉ trụ sở chính:
     • Trường hợp thay đổi trong cùng tỉnh/thành phố: Chỉ cần thông báo.
     • Trường hợp chuyển sang tỉnh/thành phố khác: Cần kèm theo thông báo thay đổi với cơ quan thuế và các giấy tờ liên quan (hợp đồng thuê văn phòng, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ mới, nếu cần).
   • Thay đổi vốn điều lệ:
     • Quyết định về việc tăng/giảm vốn điều lệ.
     • Báo cáo tài chính gần nhất hoặc tài liệu chứng minh việc góp vốn (nếu tăng vốn).
     • Thông báo về việc chuyển nhượng cổ phần (nếu có).
   • Thay đổi người đại diện theo pháp luật:
     • Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện mới (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
     • Quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm người đại diện.
   • Thay đổi cổ đông:
     • Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần hoặc tài liệu chứng minh giao dịch cổ phần.
     • Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông phổ thông (theo mẫu).
   • Thay đổi ngành nghề kinh doanh:
     • Danh sách ngành nghề kinh doanh mới (theo mã ngành kinh tế Việt Nam).
4. Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật).
5. Các giấy tờ khác theo yêu cầu cụ thể của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nộp hồ sơ

• Nơi nộp: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.
• Hình thức nộp:
  • Trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
  • Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
• Thời gian xử lý: Trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Nhận kết quả

• Nếu hồ sơ được chấp thuận, công ty sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật nội dung thay đổi.
• Trong một số trường hợp, công ty cần thực hiện các thủ tục bổ sung như:
  • Cập nhật thông tin với cơ quan thuế (nếu thay đổi địa chỉ, tên, vốn điều lệ, v.v.).
  • Công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận (theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020).

Bước 5: Thực hiện các thủ tục liên quan khác (nếu có)

• Đăng ký lại con dấu (nếu thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ).
• Thông báo với đối tác, ngân hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội về nội dung thay đổi.
• Cập nhật giấy phép con, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh (nếu ngành nghề kinh doanh thay đổi liên quan đến ngành nghề có điều kiện).

3. Lưu ý quan trọng

• Thời hạn nộp hồ sơ: Theo Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (trừ một số trường hợp đặc biệt).
• Phí, lệ phí: Lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh hiện nay là 50.000 VNĐ/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC), nhưng có thể miễn phí nếu nộp hồ sơ trực tuyến.
• Công bố thông tin: Nếu không công bố thông tin thay đổi đúng hạn, công ty có thể bị phạt hành chính từ 1-5 triệu đồng (theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
• Ngành nghề có điều kiện: Nếu thay đổi ngành nghề kinh doanh liên quan đến ngành nghề có điều kiện, công ty cần xin cấp phép bổ sung trước khi hoạt động.

4. Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực từ 1/1/2021).
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
• Thông tư 47/2019/TT-BTC về lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Nếu bạn cần hướng dẫn chi tiết hơn về một loại thay đổi cụ thể (ví dụ: thay đổi vốn điều lệ, chuyển nhượng cổ phần), hãy cho tôi biết để tôi cung cấp thông tin cụ thể hơn!